Žmonės – svarbiausias kiekvienos kompanijos turtas, tačiau deja net ir šiandien daugelis biurų nėra sukurti visokeriopai atliepti darbuotojų poreikius bei skatinti efektyvią veiklą. HERMAN MILLER išvystyta Living Office samprata (liet. k. – „gyvas biuras“) padeda kurti naujo tipo darbovietę. Mokslu grįsti sprendimai leidžia geriau suprasti tikruosius žmonių poreikius, jų atliekamą darbą bei kaip jie galėtų dirbti sėkmingiau. 

Vyriškos kosmetikos startuolio HARRY'S būstinėje ketvirtadienio ryte laikrodis muša truputį po 11 val. Tačiau, tiesą pasakius, iš biuro sklindantis triukšmas labiau primena ne eilinę darbo dieną, o trankų vakarėlį viename iš kaimynystėje įsikūrusių barų.

Pasitarimų kambarys, kuriame įmonės produktų dizaineris Scott Newlin ir rinkodaros vadovė Jenni Lee aptarinėja einamuosius reikalus, nepasižymi gera garso izoliacija, todėl triukšmas iš atviro plano biuro erdvės kūliais veržiasi į judviejų pokalbį. Susikalbėti nepadeda ir ortakiais laisvai tekantis foninių garsų srautas bei ritmingas sandariai neužsidarančių langų „atidaryta – uždaryta“ dunksėjimas. Nors iš tiesų šis darbinis chaosas – dvilypis. Vieną vertus, vos per du trumpus metus nuo dviejų vyrukų galvose gimusios idėjos iki 65 darbuotojų bei 500 000 klientų užaugusiai HARRY'S jis indikuoja beprotišką sėkmę ir spartų sėkmės šuolį, tačiau tuo pačiu ir slegiantį rūpestį – kaip augti toliau?
 

Greitas kompanijos augimas lėmė maksimalią koncentraciją į visų procesų suvaldymą, tad nenuostabu, kad pats kontekstas, kuriame įmonė augo buvo nustumtas į antrą planą. Atvira 280 m² biuro erdvė knibždėte knibždėjo darbuotojais, kurie visą dieną viską darė tiesiog kartu: verslo analitikai į sudėtingas ataskaitas gilinosi nuolatinio pardavimų vadybininkų kalbėjimo fone, sandėlininkai produktų pavyzdžius bei medžiagas sandėliavo tiesiog recepcijoje. 

„Situacija, kai potencialus, labai mūsų įmonėje norintis dirbti žmogus atsisakė pasiūlymo, nes jo netenkino fizinės darbo sąlygos – buvo daugiau nei iškalbinga, – prisimena Newlin, – Mano manymu darbo erdvė turėtų būti įrankiu, padedančiu pritraukti geriausius darbuotojus.“ 

Realybė buvo kiek kitokia. Tikrasis pavojus slypėjo ne tik personalo plėtros strategijoje, tačiau ir esamų darbuotojų realybėje. Kasdienės jų pastangos planuojant vienintelio pasitarimų kambario užimtumą, įmonei kainuodavo ne tik brangų laiką, tačiau ir efektyvumą, motyvaciją ir dar aukštesnius pasiekimus. Strateginiai sprendimai, priiminėjami laiptinėse ar koridoriuose, be abejo netenkino, nei HARRY'S vadovybės, nei paties personalo. 
 

Argumentų neliko – laikas kraustytis. 2014 m. viduryje, Newlin išnuomojo 2400 m² dydžio patalpas Soho rajone ir kreipėsi į STUDIO TRACTOR architektus pagalbos. Suprojektuoti interjero dizainą HARRY'S paprašė WB WOOD, garsėjančių įgyvendintais Living Office darbo erdvių projektais kartu su HERMAN MILLER. Sukurta, remiantis išsamia analize bei tyrimais, Living Office samprata netruko įtikinti ir HARRY'S vadovus, mat pastarieji sėkmingai vystydami įmonės veiklą tai pat dažnai rėmėsi būtent analitiniais duomenimis: apklausomis, tiesioginiu bendravimu su potencialiais klientais. 

Tuo tarpu HERMAN MILLER darbo principai nuo seno grindžiami nuolat evoliucionuojančiais žmonių poreikiais darbe. 1960 m. Robert Propst atliktas tyrimas pateikė negailestingas, tačiau be galo svarbias išvadas: „Šiandienos biuras tarsi atšiauri dykuma. Tokioje aplinkoje žūsta gyvybė, nesivysto talentai, mažinami pasiekimai.“ Jo pasiūlytas sprendimas, Action Office (liet. k. – „veiksmingas biuras“), tapo pirmąja lanksčia sistema, leidžiančia darbo aplinką adaptuoti prie nuolat besikeičiančių tiek darbuotojų, tiek ir organizacijos poreikių.

Nuolatos bendradarbiaudami su geriausiais dizaineriais bei įvairiais kitų sričių lyderiais, HERMAN MILLER vysto ir plėtoja lanksčias biuro įrengimo sistemas. Išsami poreikių ir efektyvumo analizė jiems padėjo įvardinti šešias svarbiausias žmogiškąsias reikmes: tikslas, priklausymas, pasiekimas, autonomija, statusas ir saugumas. Kuo geriau organizacijos sugeba atliepti šiuos poreikius, tuo aukštesnė yra darbuotojų motyvacija padėti įmonei pasiekti ir savųjų tikslų. 

HERMAN MILLER sukurta Living Office samprata leidžia kompanijoms dar geriau išpildyti esminius dirbančiųjų poreikius. Naudodamiesi tyrimais pagrįstu Living Office žinynu, kvalifikuoti specialistai padeda įmonėms identifikuoti jų tikslus, charakterį, apsibrėžti vystomas veiklas, ir pasauliui siunčiamą unikalią žinutę. Tiriamojo proceso metu užgimusios įžvalgos tampa be galo svarbiu įrankiu, leidžiančiu ir pačioje biuro erdvėje atspindėti unikalią įmonės kultūrą. 

Šiame procese HARRY'S taip pat lydėjo Living Office specialistai: James Cesario ir Jennifer Abbattista. Dvi dienas vieninteliame ankštame, neleidžiančiame pamiršti, kodėl įmonei būtinas naujas biuras, pasitarimų kambaryje, HARRY'S darbuotojai susibūrė į tikslines tyrimų grupes.

Apie tikslą

Pasistiprinę pietumis, darbuotojai buvo paprašyti padiskutuoti apie kompanijos tikslus: misija, idėjos, produktai bei paslaugos, kurios atspindi tikrąjį įmonės veidą, kuria išskirtinę vertę. Šis pirmasis žingsnis ypač svarbus, nes jis leidžia geriau suvokti, kokie erdvės elementai yra verti investicijų ir gali prisidėti prie svarbiausiųjų įmonės tikslų.

Kaip taikliai pastebi Cesario, daugeliui kompanijų šis žingsnis vienas sudėtingiausiųjų, reikalaujantis nemaža pastangų ir laiko. Įdomu tai, kad HARRY'S su šiuo iššūkiu susitvarkė gana greitai: puiki skutimosi kokybė už priimtiną kainą. „Mes nuolat kalbame apie įmonės tikslus, akcentuojame juos visiems savo darbuotojams, – pastebi Newlin, – nežinau, ar tai išskirtinis mūsų įmonės bruožas, ar taip elgiasi visi, tačiau mums tai labai pasiteisina. Juk vos per pusantrų metų mūsų apsukos padidėjo nuo nulio iki 160 kilometrų per valandą.“ 
 

„Situacija, kai potencialus, labai mūsų įmonėje norintis dirbti žmogus atsisakė pasiūlymo, nes jo netenkino fizinės darbo sąlygos – buvo daugiau nei iškalbinga. Mano manymu darbo erdvė turėtų būti įrankiu, padedančiu pritraukti geriausius darbuotojus.“ – Scott Newlin
 

Apie charakterį

Sekantis svarbus žingsnis – charakterio ypatybių nustatymas. Kompanijos charakteris – tai tam tikrų vertybių ir savybių sistema, leidžianti įmonei išsiskirti iš kitų. Geras autentiškų įmonės savybių suvokimas padeda kurti darbo aplinką, atspindinčią ir akcentuojančią jos identitetą, leidžiančią geriau naviguoti ateities tikslų kryptimi.

Siekiant identifikuoti kompanijoje nusistovėjusių ypatybių visumą, HARRY'S darbuotojai buvo paprašyti spalvomis įvertinti atskirų savybių intensyvumą. Formali ar labiau asmeniška? Nepriklausoma ar kaip tik glaudžiai susijusi? Pastovi ar įvairiapusiška?
Spalvingi taškučiai greitai užpildė balto popieriaus plotus ties žodžiais „neformali“, „adaptyvi“, „savarankiška“ – savybių, kurios atspindėjo esamą HARRY'S charakterį. Įdomu tai, kad žymi taškelių dalis būriavosi ir prie visiškai priešingos reikšmės žodžių: „formali", „pastovi“ ir „organizuota“ – ypatybių, su kuriomis kompanija tikėjosi glaudžiau identifikuotis ateityje. Struktūruota, stabili ir brandi įmonė.

Šie įsivertinimai – be galo vertingi duomenys, leidžiantys pamatyti realų kompanijos veidą ir, užuot pasikliovus modernaus projektavimo panacėja – atviro išdėstymo erdve – biuro įrengimui pritaikyti individualizuotus sprendimus. Abbatista pažymi, kad realybėje visiškai atviros darbo erdvės iš tiesų tinka tik nedaugeliui įmonių ir toli gražu nereiškia, kad automatiškai darbuotojai tokiame biure jausis labiau įsitraukę, juos bus lengviau motyvuoti ar išlaikyti. 
 

„Jauni verslai dažnai stokoja truputį daugiau struktūros ir aiškumo, tuo tarpu jau įsitvirtinusios kompanijos – turi pasistengti atrasti laisvumo bei improvizacijos kasdienėje veikloje, – teigia Abbatista, – viskas priklauso nuo to, kaip gerai supranti savo žmones ir kaip efektyviai gali atliepti jų darbo poreikius.“

Apie veiklas

Trečiasis etapas, kasdienių darbo operacijų apibrėžimas – kritiškai svarbus diagnostikos žingsnis. Jis padeda aiškiau suvokti žmonių srautus biure, jų judėjimo trajektorijas ir dažnumą, įsivertinti ar turimos erdvės padeda, ar trukdo atlikti kasdienes užduotis. Išsiaiškinus atliekamų darbų prioritetus, žymiai lengviau priimami ir lemtingi erdvės padalinimo sprendimai.  

HARRY'S atveju, ši tyrimo dalis sukėlė daugiausiai diskusijų. „Kadangi bendravome su visų skyrių vadovais, nuo klientų aptarnavimo iki grafikos dizaino, natūralu, jog skirtingų sričių atstovų požiūris išsiskyrė, – prisimena Cesario, – jų kasdienė veikla be galo skiriasi, todėl ir poreikiai saviti. Šis tyrimo etapas suteikė šansą kiekvienam iš HARRY'S padalinių pasisakyti ir būti išgirstam.“

Tam, kad darbuotojai galėtų lengviau identifikuoti jų įmonėje atliekamas veiklas, Living Office pateikia 10 pasauliniais tyrimais grįstų darbo ir bendradarbiavimo modelių. Naudodamos spalvingus lipniuosius popierėlius, tiriamosios grupės sukuria matricą, identifikuojančią žemo ir aukšto prioriteto veiklas bei erdvės poveikį tų veiklų įgyvendinimui. 

HARRY'S grupių nuomonė iš esmės buvo vieninga:  maži, spontaniški susitikimai ir pokalbiai, Living Office terminologijoje vadinami Huddle & Chat (liet. k. – „glaudūs pokalbiai“) – itin svarbūs visai HARRY'S komandai. Taip pat paaiškėjo, jog  grupės, kurių darbas reikalauja daugiau susikaupimo – Create & Contemplate (liet. k. – „kūrybiniai apmąstymai“) – visiškai neturėjo tam tinkamų sąlygų. 
 

„Griežtas biuro formatas tiesiog nebeegzistuoja, – teigia Newlin, – mums reikia erdvių kolaboracijai, bet mums taip pat reikia erdvių, kuriose mes galime dirbti vienumoje ir visiškoje tyloje. Jei mūsų biuras galėtų pasiūlyti šių funkcinių zonų balansą, manau visi galėtume dirbti gerokai efektyviau.“
 

Apie įrengimą

Turėdami aiškų suvokimą, kokios darbinės veiklos yra svarbiausios visai komandai, HARRY'S buvo pasiruošusi finaliniam tyrimo etapui: pasirinkti erdves, kurios padėtų geriausiai atliepti išgrynintą poreikį.

Living Office siūlo 10 skirtingų optimizuotų sprendimų. Tinkamai parinktos funkcinės aplinkos, strategiškai išdėstytos biuro erdvėje, padeda įmonei ir jos darbuotojams efektyviau įgyvendinti užsibrėžtus tikslus. 

Šiame etape HARRY'S komandai buvo pasiūlytas interaktyvus skaitmeninis įrankis, kuris remdamasis paprastu „taip / ne“ klausimynu pasiūlo optimaliausius erdvės planavimo sprendimus. Atlikusios šią apklausą tiriamosios grupės nagrinėjo galimus biuro planus. Tarp pasiūlytų sprendimų buvo tiek individualius, tiek ir grupinius poreikius atliepiantys variantai: intensyviam komandiniam darbui dedikuotos susibūrimo erdvės – aviliai, nedidelės ramybės įlankėlės, kuriose patogu dalintis informacija bei ramybės uostai – privačios erdvės, dedikuotos susikaupimui ir pokalbiams telefonu (daugiau jokių susirinkimų laiptų aikštelėse!).

Galimi šių aplinkų scenarijai – tai realios gairės architektams bei interjero dizaineriams, atsakingiems už biuro projektavimą bei įrengimą.
 

Išsamiau apie šį procesą kviečiame skaityti sekančioje šio pasakojimo dalyje: „Geriau nei vidutiniškai“.

Šaltinis: hermanmiller.com   |   Autorius: Mindy Koschmann   |   Fotografijos: Geordie Wood   |   Vertimas: Lina Paulauskaitė