Žmonės – svarbiausias kiekvienos kompanijos turtas, tačiau deja net ir šiandien daugelis biurų nėra sukurti visokeriopai atliepti darbuotojų poreikius bei skatinti efektyvią veiklą. HERMAN MILLER išvystyta Living Office samprata (liet. k. – „gyvas biuras“) padeda kurti naujo tipo darbovietę. Mokslu grįsti sprendimai leidžia geriau suprasti tikruosius žmonių poreikius, jų atliekamą darbą bei kaip jie galėtų dirbti sėkmingiau. 

Nusprendęs perkraustyti kompaniją iš triukšmingo ir ankšto biuro į erdvias, 2415 m² patalpas Niujorko Soho rajone, HARRY'S generalinis direktorius Jeff Raider pagalbos kreipėsi į HERMAN MILLER. Jeff ir Dizaino skyriaus vadovui Scott Newlin visų pirma įspūdį darė HERMAN MILLER gaminių estetika bei funkcionalumas, tačiau juos žavėjo ne tik baldai. HARRY'S vadovams ypač patiko HERMAN MILLER siūloma Living Office samprata, leidžianti dar giliau suvokti jų pačių kuriamą verslą, o erdvę, kuriame jis auga maksimaliai pritaikyti darbuotojų reikmėms. Tiriamojo etapo metu HARRY'S pavyko išsigryninti unikalias kompanijos savybes bei tikslus, identifikuoti darbuotojų atliekamas kasdienes užduotis. Remiantis surinktais duomenimis bei išvadomis architektų kompanija STUDIO TRACTOR parengė biuro projektą, maksimaliai atspindintį HARRY'S kultivuojamą bendradarbiavimo kultūrą. Naujoje erdvėje įrengtos multifunkcinės zonos įgalino HARRY'S personalą efektyviau dalintis idėjomis organizuoti spontaniškus susitikimus, kartu spręsti problemas, atrasti ramybę ir susikaupimą tam dedikuotose erdvėse. 

Praėjus šešiems mėnesiams nuo biuro atidarymo, HERMAN MILLER specialistai apsilankė HARRY'S būstinėje. Jie norėjo sužinoti, kaip naujajai erdvei pavyko atliepti tiriamojo proceso metu išgrynintus lūkesčius: dirbti produktyviau, efektyviau dalintis žiniomis bei idėjomis, geriau atspindėti HARRY'S prekinio ženklo identitetą. Pasidalinti įspūdžiais bei patirtimi apie, pasak Newlin „tiesiog biuro gyvenimą“, paprašėme HARRY'S vadovų: Jeff Raider ir Scott Newlin. Žemiau pateikiame šio interviu ištraukas.

Kas lėmė, jog nusprendėte kraustyti į didesnes patalpas?

SN: Lūžio tašką pasiekėme, kai kompanija išaugo iki 85 darbuotojų. Plotas, tenkantis vienam žmogui tapo tiesiog per mažas, smarkiai trūko erdvės ir biure esantiems daiktams. 
Iš vienos pusės sausakimšas biuras žavėjo darbu kunkuliuojančia energija, galėjai jausti, kad čia vyksta kažkas svarbaus. Bet tuo pačiu tai kėlė ir stresą. Garsiniai dirgikliai tapo nepakeliami.

JR: Senose patalpose mes jautėmės suvaržyti. Didžiąją biuro dalį sudarė individualios darbo vietos, tad visai neliko erdvės bendradarbiavimui, susitikimams.  
Susirinkimus tekdavo organizuoti prekių lifte, į kurį šaltais žiemos mėnesiais sugužėdavome apsirengę pūkinėmis striukėmis, stalą atstojo kelios kartono dėžės. Tapo akivaizdu, kad mums reikia didesnės erdvės. 

Senajame biure vos 47% darbuotojų jautėsi galį spontaniškai susitikti su kolegomis aptarti reikalų. Naujajame biure šis skaičius siekia 93%. 
 

Kodėl pasirinkote Living Office?

JR: Sužinoję apie Living Office sampratą bei galimybę naująsias patalpas adaptuoti būtent mūsų įmonės reikmėms, susidomėjome šia sistema. Mus intrigavo jos siūlomos galimybės: turėti erdvę, kurioje vienu metu dirbtų visas būrys skirtingų sričių specialistų. Mus taip pat be galo viliojo estetiška bei stilinga darbo aplinka, kurioje svečiai visada yra laukiami.

SN: Living Office samprata mus sudomino, nes ji žadėjo įgyvendinti dalykus apie kuriuos mes jau senai svajojome. Ji mums suteikė galimybę išlaikyti lankstumą: erdvė, kurioje galime augti, keistis ir jei norėtume – su laiku adaptuoti biuro išdėstymo sprendimus.

Ar tiriamojo proceso metu sužinojote kažką netikėto?

JR: Mes suvokėme, kad HARRY'S komandą sudaro be galo skirtingi žmonės, kurie kiekvieną dieną turi rasti būdą dirbti kartu. Tad standartinis biuro išdėstymas vargiai mums leistų pasiekti savo potencialą. 
Akivaizdžiai pamatėme individualių grupių skirtumus įmonėje. Štai pavyzdžiui mūsų programinės įrangos inžinierių komanda dirba be galo susikaupę, o klientų aptarnavimo bei rinkodaros skyriai privalo nuolatos bendrauti tiek tarpusavyje, tiek ir su klientais. Pastariesiems reikalinga gyvesnė, interaktyvi erdvė, kurioje lengva dirbti kartu.  
 

„Daugeliu atžvilgių mes jaučiame, jog dirbame Gyvame biure. Šioje erdvėje tiesiog gera būti, ji atspindi savotišką ir gyvybingą mūsų bendravimo būdą." – Jeff Raider, HARRY'S GROOMING bendraįkūrėjas bei vienas iš generalinių direktorių.
 

Senajame biuro vos 29% HARRY'S darbuotojų jautėsi produktyvūs. Persikrausčius į naujas patalpas šis skaičius pakilo iki 70%. 
 

Kokiu būdu tiriamojo etapo metu gauti duomenis buvo pritaikyti projektuojant biurą?

SN: Tiriamojo proceso metu, visus duomenis mes pavertėme realiais skaičiais. Paaiškėjo, jog mums reikia tam tikro skaičiaus pasitarimo kambarių, tam tikro skaičiaus nedidelių susirinkimų kambarių, tam tikro skaičiaus neįpareigojančių poilsio erdvių, kuriose būtų galima ne tik ilsėtis, bet ir dirbti nešiojamuoju kompiuteri.
Dabar mūsų rinkodaros komanda dirba greta pirkimų skyriaus, todėl jie kiekvieną dieną gali nevaržomai bendrauti ir dalintis informacija. Tai gerokai supaprastina kasdienius darbus biure. Toks išdėstymas taip pat sutaupo nemažai laiko, nes žmonėms paprasčiau nebereikia lakstyti iš vienos biuro vietos į kitą. 

JR: Ypač maloniai nustebino galimybė savarankiškai modifikuoti susirinkimų erdves, priklausomai nuo jose suplanuotos veiklos. Kasdieniams pokalbiams puikiai tinka ir sofa, tačiau didesniam visos komandos susirinkimui galime rinktis specialiai tam pritaikytą patalpą.

Ką pirmiausiai pastebi lankytojai, užsukę į jūsų biurą?

JR: Pirmiausiai jie įvertina tai, kad biuras be galo atviras. Ir tai byloja apie bendradarbiavimą ir nesavanaudiškumą – savybes, atspindinčias mūsų verslo ir prekinio ženklo išskirtinumą. Žmonės nori čia dirbti ir kiekvieną dieną jie tai daro motyvuoti bei kupini energijos.
Atviroje erdvėje nevaržomai teka energijos srautai. Tuomet, kai susirenka komanda ir visi pasineria į savo darbus, gali justi dirbančiųjų kuriamos energijos virpesius ore. 

SN: Naujoji erdvė turėjo atspindėti HARRY'S kultūrą ir kaip mes dirbame. Mes skyrėme daug dėmesio įvairioms interjero detalėms: apdailoms, spalvoms, audiniams tam, kad kiekvienas žvilgsnis ar prisilietimas prie minkštojo baldo jaustųsi ypač savas, pasakotų apie mus. Kartu su dizaino komanda sukūrėme šiltą ir jaukų koloritą, parinkome ne tik patogius, tačiau ir funkcionalius baldus. 
 

„Žmonės jaučiasi pozityviau, jie atrodo laimingesni šioje erdvėje. Rezultatas iš tiesų pranoko visus lūkesčius.“ – Scott Newlin, HARRY'S GROOMING dizaino direktorius.
 

Senajame biure vos 41 darbuotojas teigė, kad darbo aplinka atspindi gerą įmonės įvaizdį. Persikrausčius į naujas patalpas šis skaičius pakilo iki 91%. 
 

O kaip potencialūs darbuotojai? Ar biuras daro įspūdį ir jiems?

JR: Kai sutinku kažką, kas mano manymu galėtų prisijungti prie HARRY'S, aš pakviečiu juos kavos ir visuomet pasiūlau užsukti į biurą. „Aplankykite mus biure. Pamatysite, kas mes tokie esame iš tikrųjų“. Mes didžiuojamės erdve, kuri iš tiesų atspindi vidinę įmonės kultūrą. „Oho, kaip šauniai“ dažnai išgirstame. HARRY'S prekinis ženklas kalba aiškiai ir garsiai šioje erdvėje.

Kartu su HERMAN MILLER nuėjote nemažą kelią. Ko iš jų išmokote?

SN: Pateikti tyrimų duomenys įrodė, jos mes iš tiesų sugebėjome pasiekti užsibrėžtų tikslų. Štai pavyzdžiui mes matome, kad žmonės jaučiasi pozityviau, jie atrodo laimingesni šioje erdvėje. Persikrausčius, pozityvumo augimas iš tiesų žymus.

Ar manote, jog sukūrėte darbo aplinką, kuri gali augti kompanijos augimo tempu?

SN: Ši erdvė nuolatos keičiasi. Augant darbuotojų skaičiui, mes jau pridėjome papildomų stalų. Taip pat adaptavome esamas darbo vietas: kai kuriuos darbo stalus išdėstėme kitose erdvėse, kuriose žmonėms būtų patogiau dirbti. Mano manymu, šis tyrimas ir projektas vis dar tęsiasi. Tiesiogine šio žodžio prasme: jis gyvas!

JR: Mūsų augimo tempas gana spartus. Daugeliu atžvilgių mes jaučiame, jog dirbame Gyvame biure. Šioje erdvėje tiesiog gera būti, ji atspindi savotišką ir gyvybingą mūsų bendravimo būdą. Kitas be galo pozityvus Living Office sampratos aspektas – biuras gali nuolatos augti, keistis, o tu gali mokytis ir tobulėti. Ši filosofija iš tiesų atspindi ir mūsų požiūrį į verslą apskritai.

Senasis HARRY'S biuras buvo vertino 48.4% pagal Leesman* darbo efektyvumo rodiklį. Naujasis biuras viršija pasaulinio standarto normą (60.1%) ir yra vertinamas net 71.9%.
 

*Leesman rodiklis – tarptautiniu mastu pripažįstamas darbo vietos efektyvumo indeksas, skaičiuojamas, remiantis šimtais skirtingų organizacijų pateiktais duomenimis. Naudodamiesi Leesman metodika, darbuotojai vertina savo darbo aplinką, gauti rezultatai leidžia įmonėms geriau suvokti esamą situaciją ir į kokias sritis, norėdama pagerinti darbo sąlygas žmonėms, ji turėtų investuoti.
 

Šaltinis: hermanmiller.com   |   Autorius: Mindy Koschmann   |   Fotografijos: Geordie Wood   |   Vertimas: Lina Paulauskaitė