Ar yra tekę girdėti posakį: „Kupranugaris – tai komiteto sukurtas arklys“?
Teisybės dėlei verta paminėti, kad kupranugaris – nerealus gyvūnas, be vandens stiklinės ar saulės akinių gebantis perkeliauti ištisas dykumas. Tokia pati nereali, mūsų manymu, gali būti ir grupelė savo srities profesionalų bei jų generuojamos bendros idėjos. Susirinkę viename diskusijų ir ambicingų vizijų įkaitintame kambaryje, ji tikrai turi šansą sukurti kažką ypatingo ir stulbinančio. O kur tokių grupelių galima sutikti? Elementariuose susirinkimuose.

Geri susirinkimai – tai gaivaus proveržio, tobulėjimo ir bendradarbiavimo šaltiniai. Kita vertus – blogai suplanuoti prilygsta lėtai mirčiai nuo daugybinių sužeidimų aštriuoju popieriaus lapo krašteliu. Ypač, jei vienas betikslis susirinkimas seka kitą, o po jo jau suplanuotas ir trečias (laikrodis tuo tarpu rodo tik pusę trijų!!!). 

Mūsų giliu įsitikinimu, prastą susirinkimo reputaciją dažniausi lemia ne pati susirinkimo idėja, tačiau žmonių požiūris. Tad, jei kiekvieną kartą gavę elektroninį dalyvavimo susirinkime pakvietimą, švelniai tariant, netrykštate džiaugsmu, perskaitykite žemiau esančius paprastus patarimus ir galbūt jau netolimoje ateityje galėsite mėgautis saldžiais bendradarbiavimo vaisiais. 

1. Susirinkimas – Tik su tikslu

Bet kokio susitikimo, tiek tėte-à-tête, tiek ir su visa komanda, pagrindinis tikslas – sutelkti kolektyvinio proto galias. Svarbiausias sėkmės faktorius tikrai nėra gražus posėdžių kambarys, daug svarbiau teisingas susirinkusiųjų požiūris bei nusiteikimas. Aktyvus dalyvavimas, įsitraukimas, aiški komunikacija bei nurodymai, susitelkimas ir nuoširdus įsiklausymas – esminiai efektyvaus susirinkimo ingredientai. Skanūs užkandžiai taip pat padeda.
 

2. Apgalvokite, tada pasisveikinkite

Prieš išsiųsdami pakvietimą, paklauskite savęs: ar tikrai šis susirinkimas yra būtinas? Ar visi, dalyviai turi apibrėžtą vaidmenį jame? O gal netyčia susirinkimą suplanavote penktadienį pusę šešių? Nepersistenkite ir gerai įsivertinkite savo galimybes, visais būdais venkite nepagarbios „susirinkimas atšaukiamas" ar arogantiškos „dar kartą atidedamas" žinutės savo komandai. Susirinkimo metu griežtai laikykitės plano ir neleiskite šalutinėms kalboms pamesti „kelio dėl takelio". Tačiau tuo pačiu, jei pajaučiate, kad kūrybiškumas ir grupinė energija įgauna pagreitį, nestabdykite įsibėgėjusios komandos vardan vis garsiau tiksinčio laikrodžio savo galvoje. 
 

3. Rezervuokite atsakingai

Auksinė taisyklė: rezervuokite tą susirinkimų erdvę, kuri yra tinkamiausia numatomam susibūrimo formatui. Nėra prasmės persistengti, jei susibėgsite tik trumpam pokalbiui trise. Tačiau kitą vertus, jei planuojate nuotolinį pokalbį su Dubajumi, Londonu, Sidnėjum, Tokiju ir Briuseliu a) jūsų atliekamas darbas įspūdingas ir b) gali būti, kad vien magnetinės lentos ir mikrofono jums nepakaks. Jei susirinkimo metu planuojate naudotis įvairialypėmis technologijomis, pasitikrinkite, ar jos sklandžiai veikia ir ar mokate įrenginius valdyti. 
 

4. Būkite čia ir dabar

Ne paslaptis, daugelis mūsų kartas nuo karto nuklystame nuo kurso ir papuolame į socialinių tinklų platybėse tykantį Bermudų trikampį. Nėra abejonių, kad nuolatinėse aplikacijų džiunglėse besikarstančios šiuolaikinio žmogaus smegenys, tikrai sugeba vienu metu operuoti skirtingose plotmėse, tačiau kviečiame atsispirti pagundai ir susilaikyti. Susirinkimo metu ypač svarbu, jog visą savo dėmesį skirtumėte tiems, kas to nusipelnė – jame dalyvaujantiems.
Sąmoningai laikydamiesi sprendimo išlikti čia ir dabar, jūs rodote pagarbą bei tinkamą lyderystės pavyzdį savo komandai. Juo labiau, kad ryte įkelta simpatiško šuniuko nuotrauka tikrai patinka visiems jūsų draugams.
 

5. Tiesiai per aplinkui

Kuo geriau pažįstate kiekviena biuro kertelę, tuo svetingiau galite priimti savo svečius, biuro lankytojus bei naujus darbuotojus. Būkite aktyvus ir paslaugus: jei kažkas atrodo pasimetęs, nerandantis vietos ar tiesiog vienišas – stabtelėkite ir pasiteiraukite, ar jiems reikėtų pagalbos, o išgirdę teigiamą atsakymą, palydėkite į jų kelionės tikslą. Paslaugumas – puiki savybė, padedanti užmegzti ar pagilinti tarpusavio ryšius. Kas žino, gal būtent šis nedidelis draugiškumo gestas paskatins žmogų atsiverti ir susirinkimo metu bei nuostabiųjų idėjų nepasilaikyti tik sau. 
 

6. Laikykitės tvarkos

Šiuolaikinėse darbovietėse vyrauja liberali tvarka, kuriama namus primenanti aplinka. Deja, neretai žmonės užsimiršta, jog biuras – bendra erdvė, kurioje patogiai ir maloniai turėtų jaustis visi. Moderni susirinkimų erdvė dažnai taip pat primena asmeninę stovyklavietę: darbuotojai susirenka su savo mylimais puodeliais, mėgstamais užkandžiais ir patogiausiomis kėdėmis, tačiau ne visada atsineštus daiktus pasiima su savimi išeidami. Prisiminkite po susirinkimo erdvę palikti tvarkingą: informacines lentas nuvalytas, kėdes pristumtas prie stalo ir jokių trupinių!
 

Šaltinis: hermanmiller.com   |   Autorius: The Editors   |   Iliustracijos: Jean Jullien   |   Vertimas: Lina Paulauskaitė